4 Langkah untuk Aktivasi “Google Suite for Education”
Hary Kusnadi - Coretanceritabaru
Sabtu, 20 Agustus 2022
Sumber : google
Apakah itu Google Suite for Education?
GSuite for Edu (Google Suite for Education) adalah sebuah layanan dari Google berbasis cloud yang banyak digunakan untuk lembaga-lembaga Pendidikan. GSuite for Edu (Google Suite for Education) digunakan dalam pemanfaatan dari aplikasi-aplikasi yang ada pada layanan Google, seperti pemanfaatan pada manajemen akun, manajemen penjadwalan, Google drive, hingga sampai pemanfaatan dari mail serta aplikasi – aplikasi kolaborasi yang lainnya. Dengan menggunakan layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education), maka lembaga – Lembaga pendidikan tidak perlu menyediakan atau pun menyewa server, bahkan sampai menginstal aplikasi – aplikasi tertentu di setiap komputer yang ada pada Lembaga Pendidikan tersebut.
Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education) telah digunakan oleh banyak Lembaga dan institusi Pendidikan Negeri maupun Swasta. GSuite for Edu (Google Suite for Education sudah digunakan oleh Lembaga Pendidikan dari tingkat sekolah dasar sampai dengan Universitas. Pengunaan layanan collaboration suite google ini sudah digunakan di kalangan universitas - universitas khususnya oleh para administrator di perguruan tinggi, atau vendor untuk membantu urusan-urusan sistem informasi di institusi pendidikan. Jadinya tentunya teman sudah familiar dengan Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education).
Bagaimana Cara Kita Mengaktivasi Akun Google Suite?
Dalam mengakitivasi atau membuat akun Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education) ada beberapa Langkah yang dilakukan sehingga Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education) bisa aktif. Adapun Langkah – Langkahnya adalah sebaigai berikut:
Membuka Halaman google Suite Education
Langkah pertama adalah kita terlehib dahulu harus membuka halam portal utama dari Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education) dengan cara ketikkan alamat http://google.com/a/cpanel/education/new pada mesin pencari google atau https://edu.google.com
(Sumber : google)
Ayo Memulai Google Suite
Setelah teman membuka halaman atau portal dari Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education), teman akan disajikan tampilan awal dari halaman Layanan GSuite for Edu (Google Suite for Education) seperti gambar di atas. Ketika teman – teman mau memulai membuat akun GSuite for Edu pastikan bahwa kita sudah memiliki atau memegang administrasi domain atau web institusi atau Lembaga kita. Karena biasanya Google akan meminta domain berekstensi ac.id, sch.id, .edu dalam melakukan aktivasi atau membuat akun GSuite for Edu. Tampilannya akan Nampak seperti pada gambar di bawah.
Google Suite Start
Setelah menyelesaikan tahapan ini, selanjutnya kita akan diarahkan ke tahap yang ke dua. Di tahapan kedua Langkah pengerjaanya lebih Panjang dari tahap yang pertama. Pada tahapan ini Google akan memastikan kebenaran dari data yang telah kita isi pada tahapan sebelumnya. Google akan memberikan form yang harus diisi terhadap para clientnya untuk mendapatkan konfirmasi yang sebenar - benarnya.
Mengisi form - form Google
Masukkan informasi nama institusi dan jumlah user
Pada form yang pertama kita harus mengisi informasi tentang Nama Institusi atau Lembaga dan Jumlah User ( Jumlah Siswa, Staf, Pendidik)
Tahapan Informasi tentang Nomer Telepon dan Negara Domisili
Pada form selanjutnya kita disuruh mengisikan Alamat dari Instutusi atau Lembaga
Form Pengisian Alamt Email
Institusi memiliki domain web ya?
Form selanjutnya adalah pengisian domain web utama dari Institusi atau Lembaga kita. Maka sebelum kita membuat akun Layanan Gsuite terlebih dahulu kita harus mempersiapkan domain dari websaite utama Lembaga atau institusi kita masing – masing.
Form pengisisan nama Domain dari Website kita.
Form Pemeriksaan Domain Website kita oleh Google
Form Pengisian Biodata dari Administrator atau Vendor dari Lembaga
Form Akun layanan Gsuite
Pada Bagian di atas, kita diminta memasukkan nama dan password administratif, untuk masuk ke Google Suite for Edu. Misalanya, Namanya seperti : admin@namainstitusi.ac.id , atau vendor@namainstitusi.ac.id. Disesuikan dengan Lembaga masing – masing.
Tawaran yang disarankan oleh GSuite
Form Persetujuan Ketentuan Layanan Gsuite for Education
Pada bagian ini google Gsuite akan menampilkan persetujuan ketentuan layanan. Anda harus membaca dengan seksama supaya anda bisa memahami ketentuan - ketentuan apa saja yang akan diajukan oleh Gsuite, sehingga nantinya akan mengurangi tingkat kesalahan.
Form Pengisian Capthca
Tahapan Pendaftaran sampai di sini…
Proses pendaftaran G Suite for Education telah selesai dilakukan. Selanjutnya Anda akan diminta konfirmasi dari data - data yang telah anda masukkan pada setiap formnya. G Suite akan mengkonfirmasi akun G Suite for Education anda dengan menggunakan verifikasi domain, ataupun halaman web.
Melakukan verifikasi
Dalam memverifikasi akun G Suite for Education anda dan mengidentifikasi anda sebagai orang yang benar-benar menjadi administrator di institusi atau lembaga tersebut. Dengan demikian Google memberikan pilihan :
Google akan memberikan file, file tersebut untuk anda diletakkan di halaman web dengan domain dari institusi atau lembaga yang telah anda daftarkan. Jika google berhasil membaca data tersebut, berarti anda benar-benar adalah administrator web kampus atau institusi tersebut.
Google akan memberikan TEXT, TEXT yang diberikan oleh Google harus dimasukkan ke dalam halaman RECORD DOMAIN anda yang bertipe TXT. JIka google berhasil membaca data TEXT yang diberikan dan anda pasangkan pada halaman RECORD DOMAIN, maka anda benar-benar administrator web kampus atau Institusi tersebut. Pada bagian ini google memerlukan waktu propagasi. Waktu propagasi adalah waktu yang dibutuhkan oleh sebuah record domain untuk dikenal di seluruh dunia, sejak dibuat.
Masuk halaman Console : https://admin.google.com
Halaman konsol : https://admin.google.com, dan di sana sudah akan muncul banyak layanan aplikasi Google Suite. Lihat pada bagian atas ada apa?
Bagian ini, silakan diklik untuk masuk proses berikutnya
…dan hasilnya adalah halaman persiapan untuk konfirmasi domain.
Persiapan konfirmasi domain
Pada tahapan ini Google menanyakan : Jenis konfirmasi apa yang akan anda gunakan? Kebetulan contoh yang ada pada artikel ini menggunakan konfirmasi jenis domain. Jika anda menggunakan domain, maka silahkan dipersiapkan halaman domain manajemennya. Maka anda perlu untuk menyiapkan Kontrol Panel untuk membuat file yang ada pada web institusi akademik yang akan anda dijadikan konfirmasi
Pilihan konfirmasi kepemilikan domain
Pintar ya Google, bisa tahu provider domain kita. :))
Pastikan bahwa semua bagian yang bercentang biru itu telah diisi dengan benar dan sesuai dengan data yang sebenarnya selama prosesnya.
Data TXT RECORD dari Google
Google meminta anda untuk memasang domain TXT pada record yang kita. Maka halaman domain TXT pada record telah siap.
Penambahan record txt
Proses penambahan DNS Record : sukses.Tinggal nunggu masa propagasi
Oh ya, dalam proses penambahan TXT RECORD, jika penggunaan tanda @ gagal, maka silahkan anda kosongkan saja kolom pengisiannya. Tidak semua Domain Panel akan support dengan menggunakan tanda @. Perlu anda dipahami bahwa dalam proses penambahan record DNS, atau pun jenis record lainnya, anda akan selalu dimintai untuk mengkonfirmasi data yang telah anda masukkan. Dalam hal mengkonfirmasi data yang telah anda masukkan google memberikan waktu selama satu jam untuk mengkonfirmasi data - data tersebut.
Google menunggu…
Google Suite akan menunggu konfirmasi dari anda sampai satu jam saja. Jika dalam satu jam anda masih belum mengkonfirmasi atau belum jadi, berarti dianggap masih error dan google akan menganggap terjadi kesalahan pada pengisian domain.
Silang semua berarti belum terpropagasi/resolve
Daftar Record DNS
Beberapa menit kemudian….
Tak peduli yang lain masih silang, yang penting bagian google sudah kelar.. :D, Kembali ke halaman konfirmasi dan… Sim salabim…
Dikonfirmasi…
Sampai titik ini, proses konfirmasi selesai..
Melakukan pengelolaan Google Suite
Silakan kembali membuka halaman https://admin.google.com kembali, dan silahkan dilihat-lihat. Jangan keburu senang, Google Suite masih memastikan dalam 14 hari, untuk memastikan bahwa institusi perguruan tinggi yang mendaftar ini benar-benar valid.
Tampilan Google Suite
Nah seperti inilah tampilan dari Dashboard Google Suite Education. Selanjutnya langkah apa saja yang dapat kita lakukan lagi? akan dibahas di artikel berikutnya ya. Maka jangan ke mana-mana, stay tune di . Sampai ketemu di artikel selanjutnya